Raus aus dem Hamsterrad
Arbeiten ohne Ende und dennoch bleibt das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Diesen Zustand kennen die meisten der 30 Teilnehmenden des Workshops „Alles im Griff“. Referentin ist die die Dipl.-Psychologin Barbara Frien, die in praktischen Schritten zeigt, wie auch eine große Arbeitsflut zu managen ist. Zu dem Online-Event hatte das DONNA Unternehmerinnen Netzwerk gemeinsam mit dem Kompetenzzentrum Frau & Beruf eingeladen.
Das Bett ist kein guter Ort, um Planungen zu machen
Wenn du es eilig hast, musst du langsam gehen, heißt es oft. Wenn also wieder mal alles brennt und wir bei der Arbeit völlig unter Strom stehen, ist das erste Gebot: Pause machen! Denn ein gestresstes Hirn kann nur schwerlich gut arbeiten, erklärt Barbara Frien einen ihrer wichtigsten Sätze: „Das Hirn ist zum Denken und nicht zum Merken da! Wenn ich ohnehin viel zu tun habe und dazu die Sorge, dass ich nichts vergesse, steigt die Anspannung weiter. Und zusätzliche Anspannung ist das, was wir in solchen Situationen am wenigsten gebrauchen können.“
Was also tun, um eine große Arbeitsflut zu bewältigen? Der zentrale Ansatz von Referentin Barbara Frien liegt darin, Pläne zu machen und diese zu verschriftlichen. Leichter gesagt, als oft getan. Immer wieder gibt es unliebsame Dinge, die unsere Pläne ins Stocken bringen. Aber auch hier hilft der Workshop weiter. Zum Beispiel zeigt Barbara Frien, wie man mit der Salamitaktik große Aufgaben in kleine Erfolgserlebnisse portioniert. Oder wie die Vorsätze „Ich nehme alles nur einmal in die Hand“ oder „Alles hat seinen Platz“ mehr Ordnung und Stringenz ins Handeln bringen: „Egal, wie Sie vorgehen. Sie brauchen eine Idee, wie Sie sich organisieren, damit Sie die Sorge loswerden, Sie könnten etwas vergessen“, ermutigt Barbara Frien die Teilnehmenden.
Doch wie macht man realistische To-Do-Listen und Pläne? „Der Schlüssel liegt in der Planung der Dauer“, sagt Barbara Frien, die selbst am Ende eines Arbeitstages bereits den nächsten Tag plant. Und da gilt es maximal fünf von acht Stunden zu verplanen, um einen Puffer zu haben. Wie schwierig das ist, erleben die Teilnehmenden selbst, als sie versuchen den folgenden Tag realistisch zu planen. Statt der vernünftigen fünf Stunden wurden dort bis zu zehn Stunden verplant. Dass das wenig Aussicht auf Erfolg hat, liegt auf der Hand.
Pausen, Pausen, Pausen
Eine Kombination von Disziplin, Konzentration und Pausen schafft den Erfolg. Doch gerade die Pausen werden oft vernachlässigt. Alle 90 Minuten brauchen wir 20 Minuten Pause, um leistungsfähig zu bleiben, betont die Referentin. Mittags einfach mal 15 Minuten Powernapping auf dem Schreibtisch sollen 30 Prozent mehr Energie für den Nachmittag bringen. Wenn das nicht geht, dann wenigstens drei Minuten tiefes und bewusstes Atmen. Wer ewig durchpowert, dem drohen nicht nur Leistungsabfall sondern auch Schlafstörungen.
Viele Menschen haben das Gefühl, dass die Arbeit nie endet und man nie fertig wird. Das ist sowohl für Unternehmerinnen, als auch Studentinnen und viele Angestellte extrem belastend. Barbara Frien kennt dies aus ihrer Coaching-Praxis: „Ich rate meinen Klienten und Klientinnen, sich selbst zu sagen: `So, jetzt ist es gut!‘ Damit das klappt, hilft Dokumentation. Wir brauchen eine Dokumentation zur Beweisführung für uns, aber unter Umständen auch mal für Vorgesetzte.“ Das entlastet und gibt uns auch Hinweise, wenn wir überzogene Erwartungen an uns selbst haben. Erkennt man selbst, dass die Arbeit zu viel ist, muss man Aufgaben sterben lassen.
Der Trick mit dem 5-Minuten-Plan
Doch mit guten Plänen, Dokumentation und regelmäßigen Pausen allein, ist es meist nicht getan. Oft steht man sich vor allem selbst im Weg. Aufschieberitis und eigene stressende Gedanken, sind Themen, bei denen Barbara Frien auch als Psychologin gefragt ist. Ganz pragmatisch stellt sie verschiedene Strategien vor, um sich für unliebsame Aufgaben zu motivieren.
Warum aus der Steuererklärung nicht mal einen Geschwindigkeitstest machen? Oder der befreiende 5-Minuten-Plan nach dem Motto ‚Der Appetit kommt beim Essen‘. Haben Sie etwas vermeintlich Unangenehmes vor der Brust, sagen Sie sich: ‚Ich mache das jetzt fünf Minuten lang!‘ Danach entscheiden Sie, ob Sie einfach weiter machen oder wieder aufhören. Nun dürfen Sie raten, was in den meisten Fällen geschieht?
Mit dem Online-Workshop „Alles im Griff – So managst du auch eine große Arbeitsflut“ lieferte Barbara Frien 100 Minuten lang profundes Know-how aus dem Zeitmanagement und der Selbstorganisation – wissenschaftlich erklärt, einfühlsam präsentiert und praxisnah umzusetzen. Die 30 Teilnehmenden vergaben durchweg gute Noten und nahmen viele wertvolle Tipps mit nachhause. „Zwei Dinge konsequent 10 Tage lang tun. Dann beginnen sich Routinen zu verändern“, gab die Referentin zum Schluss allen mit auf den Weg. Denn es sind auch Disziplin und konsequentes Tun gefragt, um dem Hamsterrad dauerhaft zu entkommen.